Surat Perkhidmatan: Definisi, Karakteristik dan Contohnya

Ciri-ciri surat rasmi sangat berbeza dengan jenis huruf lain kerana terdapat beberapa komponen yang tidak terdapat dalam huruf lain.

Mungkin ada di antara kita yang merasakan bahawa surat rasmi terdengar pelik atau kita jarang menemuinya. Tetapi sebenarnya, kami tidak pernah mendapat surat rasmi semasa sekolah. Surat rasmi adalah jemputan untuk ibu bapa menghadiri acara sekolah seperti menerima kad laporan dan acara lain.

Pada dasarnya, surat rasmi adalah huruf umum seperti huruf lain. Cuma, pada surat rasmi terdapat ciri dan format khas. Untuk maklumat lebih lanjut, mari kita lihat lebih banyak mengenai surat rasmi.

Definisi Surat Perkhidmatan

Surat rasmi adalah surat rasmi yang dibuat oleh agensi yang bertujuan untuk tujuan rasmi.

Surat rasmi biasanya mengandungi kepentingan institusi yang bersifat rasmi dan umum. Biasanya, surat rasmi ditujukan kepada individu atau agensi untuk memenuhi keperluan rasmi agensi atau institusi swasta.

Kerana surat rasmi dihantar oleh satu institusi ke institusi lain, atau kepada seseorang yang mempunyai kedudukan penting. Surat rasmi mesti menggunakan bahasa standard dan rasmi.

Fungsi Surat Perkhidmatan

Secara amnya, surat rasmi digunakan untuk tujuan rasmi sebuah agensi. Tetapi secara fungsional, surat rasmi mempunyai fungsi berikut:

Berfungsi sebagai rujukan untuk pekerjaan, seperti surat arahan, surat pemberian izin dan surat pengambilan keputusan.
Digunakan sebagai memo atau peringatan.
Sebagai bukti perkembangan agensi atau institusi.
Sebagai bukti, terutamanya surat perjanjian.

Ciri-ciri surat rasmi

Seperti yang telah kita lihat, ciri surat rasmi sangat berbeza dengan jenis huruf lain. Dalam surat rasmi, terdapat pelbagai perkara seperti berikut:

Terdapat kepala surat dan nama agensi atau institusi.
Terdapat nombor surat dan lampiran.
Ada ucapan pembuka dan ucapan penutup.
Gunakan bahasa rasmi.
Terdapat cap agensi atau institusi pada surat tersebut.

Baca juga: Nama Rumah Tradisional Papua: Gambar dan Penjelasan Lengkap

Struktur Surat Perkhidmatan

Sebelum kita beralih ke contoh surat khidmat, kita perlu memahami apa bahagian dari surat perkhidmatan rasmi.

Pada dasarnya, surat rasmi terdiri daripada beberapa bahagian, bahagiannya adalah:

Guru Besar

Bahagian ini adalah bahagian di bahagian atas huruf. Biasanya kepala surat menunjukkan identiti pembuat surat.

Contohnya ialah:

SMA Bakti Mulya Jakarta

Jl. Jend. Sutoyo No. 8 Jakarta

Tidak. Tel. (021) 60507256

Tempat dan Tarikh Surat

Sebagai surat yang diklasifikasikan sebagai rasmi, surat rasmi mesti mempunyai tarikh pembuatan yang sah. Ini supaya surat rasmi dapat digunakan sebagai bukti atau rekapitulasi. Biasanya tarikh surat pada surat rasmi adalah di sebelah kanan kanan atas permulaan surat.

Contoh:

Kudus, 20 April 2019

Nombor, Lampiran dan Surat Subjek

Dalam surat rasmi, nombor, lampiran dan subjek surat itu pasti akan disenaraikan. Bahagian ini biasanya betul-betul di bawah kepala surat. Contohnya ialah:

No: 159 / SMA Bakti Mulya Jakarta / 2019

Lampiran: -

Subjek: Jemputan

Alamat atau Surat Tujuan

Sudah tentu, surat yang dihantar kepada seseorang atau agensi mesti mempunyai alamat tujuan yang jelas. Ini supaya surat itu tidak jatuh ke penerima yang salah. Contoh alamat surat-menyurat adalah:

Sayang. Ibu bapa / Penjaga Pelajar

Kelas XI, XII, XII SMA Bakti Mulya

Jakarta

Salam

Setiap jenis surat harus memiliki ucapan pembuka di dalamnya, serta surat resmi. Salam dalam surat rasmi boleh:

Salam sejahtera, dan rahmat dan rahmat Allah.

Yang benar,

Kandungan surat

Setiap surat rasmi mempunyai isi dan tujuan tertentu. Bahagian yang menjelaskan ini termasuk dalam badan surat itu. Contoh bahagian badan adalah:

Baca juga: Apa maksud Wish You All the Best? Penjelasan Ringkas dan Jelas

Untuk memperingati hari pendidikan kebangsaan bagi pelajar SMA Bakti Mulya Jakarta, kami sebagai pihak dari pendidikan sekolah akan mengadakan pertandingan kuiz antara sekolah.

Acara ini akan diadakan di:

Hari / Tarikh: Khamis, 14 Mei 2019

Masa: 08.00 hingga 11.00 WIB

Tempat: Jakarta

Acara: Pertandingan kuiz

Penutup

Setelah menyatakan isi surat itu, akan lebih baik jika surat itu juga diakhiri dengan huruf penutup. Biasanya huruf penutup dimulakan dengan kata-kata Oleh itu, Cukup, Terima kasih dll.

Contohnya ialah:

Oleh itu, kami menghantar surat ini, terima kasih atas perhatian dan kerjasama anda semua

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Nama pengirim

Walaupun, pada awal surat, identiti agensi yang menghantar surat itu dinyatakan. Surat rasmi juga mesti mengandungi nama pengirim surat. Biasanya nama pengirim ada di bahagian bawah surat. Contohnya ialah:

Guru Besar,

Doni Sudarmaji, MPd